Naar de inhoud
FlowScribe
Inloggen Gratis proberen

Algemene voorwaarden

Versie 1.2 · oktober 2026 · Flowmize, gevestigd te 's-Gravenzande · KvK 99399210

Deze voorwaarden gelden voor FlowScribe, een dienst van Flowmize. Voor overige dienstverlening van Flowmize gelden de algemene voorwaarden op flowmize.nl.

Flowmize
Keizersmantel 5
2692 GL 's-Gravenzande
Telefoon: 06 27907638
E-mail: info@flowmize.nl
KvK: 99399210
Btw: NL005385574B31

Deel A. Voor beide soorten klanten

Artikel 1. Definities

  1. Flowmize: de eenmanszaak Flowmize, KvK 99399210, aanbieder van FlowScribe.
  2. FlowScribe: de webdienst waarmee audio-opnames worden uitgeschreven (transcriptie) en waarvan notulen en actiepunten worden gemaakt.
  3. Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Flowmize een overeenkomst sluit.
  4. Consument: een klant die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. In de bestelprocedure kiest de klant zelf tussen "privé" en "zakelijk"; die keuze wordt op het moment van de aankoop vastgelegd en is daarna voor die aankoop bepalend.
  5. Werkruimte: de afgescheiden omgeving waarbinnen de opnames, gebruikers en instellingen van één klant staan.
  6. Gebruiker: een persoon met een account binnen de werkruimte van de klant.
  7. Opname: het audiobestand dat de klant aanlevert, plus alles wat FlowScribe daaruit maakt: transcript, notulen, actiepunten en sprekerlabels.
  8. Tegoed: het aantal seconden verwerkbare audio dat aan de werkruimte is toegekend, per bundel met een eigen geldigheidsduur.
  9. Termijn: de periode waarvoor een pakket is geleverd. De tegoedtermijn is altijd een maand, ook wanneer de klant per jaar betaalt.

Artikel 2. Toepasselijkheid

  1. Reikwijdte: Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van FlowScribe en voor elke overeenkomst tussen Flowmize en de klant.
  2. Andere voorwaarden: Flowmize wijst de toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van een zakelijke afnemer uitdrukkelijk van de hand.
  3. Aanvaarding: De klant aanvaardt deze voorwaarden bij het aanmaken van een account en opnieuw bij elke aankoop. Flowmize legt daarbij vast welke versie is aanvaard, op welk moment en door welke gebruiker.

Artikel 3. Wat de dienst is

  1. Wat de dienst doet: De klant levert een audiobestand aan. FlowScribe schrijft dat uit tot een transcript met sprekerlabels en maakt daar op verzoek of automatisch een notulen en een lijst met actiepunten van.
  2. Waar het resultaat staat: Het transcript, de notulen en de actiepunten worden in de webomgeving getoond en kunnen worden gedownload als Markdown of Word-document, of per e-mail worden verzonden.
  3. Techniek: Voor het uitschrijven gebruikt FlowScribe spraakherkenning; voor de notulen en de actiepunten een taalmodel. Zie artikel 4.
  4. Functies per pakket: Welke functies beschikbaar zijn hangt af van het gekozen pakket. De actuele indeling staat op de prijspagina.
  5. Maximale duur: Bij verwerking in de cloud geldt een maximum van vijf uur audio per bestand. Dat is een grens van de spraakherkenningsleverancier en niet van Flowmize; hij is niet verhoogbaar. Langere opnames moeten in delen worden aangeleverd of lokaal worden verwerkt.

Artikel 4. AI-verwerking, en wat dat betekent voor de uitkomst

  1. AI-verwerking: Het transcript en de notulen komen tot stand met AI. De spraakherkenning is een automatisch model; de notulen en de actiepunten worden geschreven door een groot taalmodel.
  2. Geen exacte weergave: De uitkomst is geen exacte weergave van het gesprek. Een transcript kan fouten bevatten; notulen vat samen en interpreteert. De klant controleert de uitkomst voordat hij hem gebruikt of verspreidt.
  3. Markering: Elk document dat FlowScribe verlaat draagt een zichtbare markering en ingebedde gegevens waaruit blijkt dat het automatisch tot stand is gekomen, met welk model en op welk moment. De zichtbare regel luidt: *"Automatisch samengevat uit een opname, en daarmee geen exacte weergave van het gesprek. Controleer voor gebruik."*
  4. Verplichting van de klant: De klant verwijdert die markering niet en zorgt ervoor dat hij bij verspreiding intact blijft.
  5. Publicatie: Publiceert de klant een door FlowScribe gemaakte tekst over een aangelegenheid van algemeen belang, dan is de klant zelf verantwoordelijk voor de transparantieplicht die daarvoor geldt (artikel 50, vierde lid, AI-verordening). Flowmize levert de markering; de plicht om te labelen ligt bij de klant.
  6. Verboden gebruik. De klant zet FlowScribe niet in om emoties, stemming, houding, betrokkenheid of geschiktheid van deelnemers af te leiden. Dat geldt voor de ingebouwde gesprekstypen en uitdrukkelijk ook voor eigen prompts en eigen instructies die de klant zelf invoert. Het afleiden van emoties uit biometrische gegevens op de werkplek is verboden onder artikel 5, eerste lid, onder f, van de AI-verordening. Flowmize mag het gebruik beëindigen als de klant dit verbod overtreedt.

Artikel 5. Account, gebruikers en beveiliging

  1. Verantwoordelijkheid: De klant is verantwoordelijk voor het gebruik van zijn account en dat van zijn gebruikers, en houdt inloggegevens geheim.
  2. Toegang intrekken: De klant zorgt dat gebruikers die geen toegang meer horen te hebben, worden gedeactiveerd.
  3. Blokkering: Flowmize mag toegang tijdelijk blokkeren bij misbruik, bij een beveiligingsincident of bij een betalingsachterstand, en meldt dat aan de klant.

Artikel 6. Pakketten, tegoed en vervallen

Dit artikel beschrijft wat de code werkelijk doet. Het wijkt op één punt af van wat er in oudere stukken over "een bundel uren met twaalf maanden geldigheid" staat; zie de aanname onderaan.

  1. Omvang: Een pakket geeft per termijn recht op een aantal uren verwerkbare audio. De termijn is een maand.
  2. Vervallen: Ongebruikte uren vervallen aan het einde van de termijn en schuiven niet door naar de volgende. Bij het begin van elke nieuwe termijn wordt een nieuwe bundel klaargezet.
  3. Pakketwissel: Bij het wisselen van pakket binnen een lopende termijn vervalt de bundel van het oude pakket op het moment van de wissel en komt de volle bundel van het nieuwe pakket ervoor in de plaats. De bundels worden niet bij elkaar opgeteld.
  4. Weggegeven uren: Uren die Flowmize weggeeft (een proefperiode of losse cadeau-uren) hebben een eigen geldigheidsduur, die op het moment van weggeven wordt vermeld. Ze blijven bij een pakketwissel staan.
  5. Volgorde van afboeken: Er wordt afgeboekt in de volgorde waarin het tegoed vervalt: wat het eerst vervalt gaat het eerst op.
  6. Tegoed op: Is het tegoed op, dan stopt de verwerking. Reeds geüploade audio blijft klaarstaan tot er weer tegoed is; er gaat niets verloren zolang de overeenkomst loopt.
  7. Opnieuw genereren: Notulen opnieuw laten genereren kost geen extra tegoed, maar is per opname begrensd. Verwerking op de eigen hardware van de klant is niet begrensd.

Artikel 7. Prijzen, btw en betaling

  1. Prijzen en btw: De actuele pakketten en prijzen staan op de prijspagina. Voor consumenten worden prijzen inclusief btw getoond, voor zakelijke afnemers exclusief btw.
  2. Betaling: Betaling gaat vooraf, per maand of per jaar, via de betaaldienst die Flowmize daarvoor gebruikt. De factuur komt van Flowmize.
  3. Mislukte betaling: Bij een mislukte betaling wordt de betaling opnieuw geprobeerd en wordt de klant daarover geïnformeerd. Blijft betaling uit, dan mag Flowmize de verwerking stilzetten; de leesstand van artikel 9 blijft gelden.
  4. Prijswijziging: Prijswijzigingen gelden niet voor een lopende termijn. Een klant die vandaag koopt houdt zijn prijs tot het einde van zijn termijn.

Artikel 8. Looptijd, verlenging en opzeggen

  1. Ingangsdatum: De overeenkomst gaat in op het moment van de eerste bestelling en loopt door totdat een van beide partijen opzegt.
  2. Verlenging: De overeenkomst verlengt telkens stilzwijgend met dezelfde termijn: een maandabonnement met een maand, een jaarabonnement met een jaar.
  3. Opzeggen: De klant zegt op in de app, met dezelfde eenvoud waarmee hij is begonnen.
  4. Einde: Bij opzegging loopt het abonnement door tot het einde van de betaalde periode. De klant ziet die einddatum voordat hij de opzegging bevestigt.
  5. Opzegging door Flowmize: Flowmize kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van twee maanden.

Artikel 9. Wat er na afloop met de gegevens gebeurt

  1. Leestermijn: Na afloop van de overeenkomst blijft de werkruimte negentig dagen leesbaar: inloggen, bekijken, downloaden en exporteren blijven werken. Nieuwe opnames verwerken kan niet meer.
  2. Meenemen: Binnen die negentig dagen kan de klant zijn transcripten, notulen, actiepunten en audio zelf ophalen.
  3. Verwijdering: Na afloop van die termijn verwijdert Flowmize de gegevens van de klant.
  4. Eerder verwijderen: Op verzoek verwijdert Flowmize de gegevens eerder.
  5. Wat blijft: Verbruiksgegevens en factuurgegevens blijven bewaard zolang de wet dat eist. Die gegevens bevatten geen gespreksinhoud: het gaat om hoeveelheden, tijdstippen en verwijzingen.

Artikel 10. Persoonsgegevens en de verwerkersovereenkomst

  1. Rolverdeling: Voor alles in en om een opname is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Flowmize verwerker. Dat geldt voor de audio, het transcript, de notulen, de actiepunten, de sprekerlabels en de deelnemers. Flowmize verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant.
  2. Geen eigen doelen: Flowmize gebruikt de inhoud van opnames niet voor eigen doelen, en uitdrukkelijk niet om eigen of andermans modellen te trainen.
  3. Accountgegevens: Voor accountgegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord, sessies, inlogpogingen) en voor verbruiks- en factuurgegevens is Flowmize zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de privacyverklaring.
  4. Verwerkersovereenkomst: Op de verwerking onder lid 1 is de verwerkersovereenkomst van toepassing, die onderdeel is van deze overeenkomst.
  5. Deelnemers: Deelnemers aan een vergadering hebben met Flowmize geen relatie. Zij kunnen hun rechten alleen bij de klant uitoefenen. De klant zorgt ervoor dat hij een grondslag heeft om het gesprek op te nemen en te laten verwerken, en dat de deelnemers daarover zijn geïnformeerd.
  6. Subverwerkers: Flowmize schakelt subverwerkers in. De actuele lijst staat in de verwerkersovereenkomst en omvat in elk geval de spraakherkenningsleverancier, de aanbieder van het taalmodel, de hostingpartij, de objectopslag en de verzender van transactionele e-mail.
  7. Eigen Microsoft-omgeving: Koppelt de klant zijn eigen Microsoft-omgeving aan FlowScribe, dan gaan de gegevens die daarheen worden gestuurd naar de omgeving van de klant zelf. Microsoft is in dat geval geen subverwerker van Flowmize.

Artikel 11. Waar de verwerking plaatsvindt

  1. De audio: De audio wordt in de Europese Unie uitgeschreven.
  2. Het transcript: Voor het schrijven van de notulen en de actiepunten gaat het transcript naar de aanbieder van het taalmodel. Waar die verwerking plaatsvindt staat in de privacyverklaring en kan per installatie verschillen.
  3. Wijziging van bestemming: Wijzigt de plaats van verwerking, dan geldt dat als een wijziging van deze voorwaarden en wordt die gemeld volgens artikel 18.

Artikel 12. Privé-opnames: wat privé wel en niet doet

  1. Wat privé doet: Een nieuwe opname is standaard privé. Een privé-opname is binnen FlowScribe alleen zichtbaar voor de gebruiker die hem heeft gemaakt en voor de collega's met wie die gebruiker hem zelf deelt. Ook een beheerder van de werkruimte kan hem niet lezen.
  2. Waar de grens ophoudt: Privé gaat over wie de opname binnen FlowScribe kan lezen. Het gaat niet over waar de verwerking plaatsvindt. De beheerder van de werkruimte kiest waar de AI-verwerking naartoe gaat; langs die bestemming gaat het volledige transcript van elke opname in de werkruimte, ook dat van een privé-opname en ook dat van collega's. Er is geen instelling per opname die dat tegenhoudt.
  3. Wat Flowmize niet beweert: Flowmize gebruikt de woorden "niemand kan erbij" en "end-to-end versleuteld" niet, omdat ze niet waar zouden zijn: Flowmize moet de gegevens kunnen verwerken om de dienst te leveren.

Artikel 13. Stemherkenning

  1. Wat het is: FlowScribe kan sprekers herkennen aan hun stem. Daarvoor wordt van een persoon een stemafdruk bewaard. Dat is een bijzonder persoonsgegeven.
  2. Wanneer een stemafdruk ontstaat: Er ontstaat een stemafdruk zodra een gebruiker een spreker in een opname aan een persoon koppelt. Er is geen aparte handeling en geen apart vinkje voor: de handeling "ik zet de juiste naam erbij" en de handeling "ik leg iemands stem vast" zijn dezelfde klik. De klant informeert de betrokkenen hierover.
  3. Verwijderen van een opname: Het verwijderen van een opname verwijdert de stemafdruk niet. De stemafdruk is losgemaakt van het gesprek waaruit hij komt en blijft bestaan totdat de betrokken persoon wordt verwijderd.
  4. Ingesproken audio: De ingesproken audio waarmee een stemafdruk wordt aangemaakt, wordt direct na het berekenen van de afdruk verwijderd. De afdruk zelf verlaat de server niet.

Artikel 14. Beschikbaarheid en onderhoud

  1. Inspanningsverplichting: Flowmize spant zich in om FlowScribe beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.
  2. Onderhoud: Flowmize mag de dienst onderbreken voor onderhoud en probeert dat buiten kantooruren te doen.
  3. Wijziging van de dienst: Flowmize mag de dienst wijzigen en functies toevoegen of verwijderen. Bij een wijziging die de klant wezenlijk in zijn nadeel raakt, meldt Flowmize dat vooraf en mag de klant tegen de ingangsdatum opzeggen.

Artikel 15. Verplichtingen van de klant

  1. Rechtmatig gebruik: De klant gebruikt FlowScribe niet in strijd met de wet.
  2. Grondslag en informeren: De klant zorgt voor een grondslag om het gesprek op te nemen en te laten verwerken, en informeert de deelnemers.
  3. Verboden gebruik: De klant gebruikt FlowScribe niet voor het afleiden van emoties of houdingen van deelnemers (zie artikel 4 lid 6).
  4. Vrijwaring: Een zakelijke afnemer vrijwaart Flowmize tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het niet nakomen van lid 1 tot en met 3.

Artikel 16. Aansprakelijkheid

  1. Controle van de uitkomst: Flowmize is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van een transcript, notulen of actiepuntenlijst zonder dat de klant die heeft gecontroleerd. Artikel 4 lid 2 is daarvoor de kern van de overeenkomst.
  2. Verzekering: Tegenover een zakelijke afnemer is de aansprakelijkheid van Flowmize in eerste instantie beperkt tot het bedrag dat door de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico.
  3. Beperking: Keert die verzekering om welke reden dan ook niet uit, dan is de aansprakelijkheid tegenover een zakelijke afnemer per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan Flowmize heeft betaald.
  4. Maximum: In alle gevallen is de totale aansprakelijkheid tegenover een zakelijke afnemer beperkt tot een maximum van 2.500 euro.
  5. Indirecte schade: Tegenover een zakelijke afnemer is Flowmize niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen en verlies van gegevens.
  6. Opzet: De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Flowmize.
  7. Consument: Tegenover een consument gelden de beperkingen in lid 2 tot en met 5 niet; daar geldt wat de wet bepaalt.

Artikel 17. Rechten op de gegevens en op de software

  1. Gegevens van de klant: De audio, de transcripten, de notulen en de actiepunten blijven van de klant.
  2. Software: De software, de vormgeving en de documentatie van FlowScribe blijven van Flowmize. De klant krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
  3. Geanonimiseerde statistiek: Flowmize mag statistieken over het gebruik van de dienst inzetten om de dienst te verbeteren, mits deze niet tot een klant of een persoon herleidbaar zijn. De inhoud van opnames, transcripten en notulen worden daarvoor nooit gebruikt.

Artikel 18. Wijziging van deze voorwaarden

  1. Wijziging: Flowmize mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging wordt ten minste dertig dagen van tevoren gemeld.
  2. Opzegrecht van de consument: Wijzigt Flowmize de voorwaarden in het nadeel van de consument, dan mag de consument de overeenkomst tegen de ingangsdatum opzeggen.

Artikel 19. Klachten, recht en geschillen

  1. Klachten: Een klacht kan worden gemeld op het contactadres dat op flowscribe.nl staat. Flowmize reageert binnen veertien dagen.
  2. Toepasselijk recht: Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
  3. Bevoegde rechter: Geschillen met een zakelijke afnemer worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Flowmize is gevestigd.
  4. Consument: De consument kan zich altijd tot de volgens de wet bevoegde rechter wenden. Een klacht kan ook worden voorgelegd via het Europese ODR-platform.

Deel B. Aanvullend voor consumenten

Artikel 20. Herroepingsrecht

  1. Bedenktijd: De consument heeft het recht de overeenkomst binnen veertien dagen na het sluiten ervan zonder opgave van redenen te ontbinden.
  2. Directe levering: In de bestelprocedure wordt de consument gevraagd of hij wil dat FlowScribe direct begint met verwerken. Stemt hij daarmee in, dan kan hij binnen die veertien dagen nog steeds ontbinden en betaalt hij naar rato voor het deel dat hij heeft laten verwerken.
  3. Ontbinden: Ontbinden kan in de app, via een duidelijk vindbare knop, gedurende de hele bedenktijd. De consument krijgt onmiddellijk een bevestiging per e-mail met de inhoud, de datum en het tijdstip van zijn verklaring. Er is geen account of extra handeling nodig anders dan de bevestigingsstap zelf.
  4. Terugbetaling: Wat de consument te veel heeft betaald, wordt binnen veertien dagen teruggestort op dezelfde manier waarop hij heeft betaald.
  5. Zakelijke afnemer: Het herroepingsrecht geldt niet voor een zakelijke afnemer.

Artikel 21. Opzeggen na de eerste looptijd (Wet Van Dam)

  1. Eerste looptijd: Heeft de consument een jaarabonnement, dan eindigt de eerste looptijd twaalf maanden na de dag waarop de overeenkomst is gesloten. Daarna kan hij op elk moment opzeggen met een opzegtermijn van ten hoogste één maand.
  2. Keuze bij opzeggen: Bij het opzeggen kiest de consument zelf: hij laat het abonnement uitdienen tot het einde van de betaalde periode, of hij laat het over een maand eindigen. Beide data worden getoond voordat hij bevestigt.
  3. Restitutie naar rato: Kiest de consument voor beëindiging vóór het einde van de betaalde periode, dan betaalt Flowmize het ongebruikte deel naar rato terug.
  4. Eerste periode: Over de eerste vaste periode van twaalf maanden bestaat geen recht op restitutie.

Artikel 22. Prijsverhoging tijdens de looptijd

  1. Opzegrecht bij prijsverhoging: Verhoogt Flowmize de prijs tijdens de looptijd van de overeenkomst, dan mag de consument de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

Deel C. Aanvullend voor zakelijke afnemers

Artikel 23. Geen herroepingsrecht

  1. Geen herroepingsrecht: Het herroepingsrecht van artikel 20 geldt niet. Een zakelijke afnemer is geen consument.
  2. Geen Van Dam-regeling: De opzegregeling van artikel 21 geldt evenmin: die volgt uit dwingend consumentenrecht.

Artikel 24. Gebruikers en werkruimte

  1. Toegangsbeheer: De zakelijke afnemer bepaalt zelf wie binnen zijn werkruimte toegang heeft en met welke rechten.
  2. Aantal gebruikers: Het aantal gebruikers is per pakket begrensd. Overschrijding leidt tot een weigering en niet tot stilzwijgende bijboeking.
  3. Instellingen voor iedereen: De beheerder van de werkruimte kan instellingen wijzigen die voor alle gebruikers gelden, waaronder de bestemming van de AI-verwerking. Zie artikel 12 lid 2.

Artikel 25. Verwerkersovereenkomst

  1. Terhandstelling: De verwerkersovereenkomst wordt bij het aangaan van de overeenkomst meegeleverd en maakt er onderdeel van uit.
  2. Inhoud: Daarin staan in elk geval: de aard en het doel van de verwerking, de soorten persoonsgegevens, de bewaartermijnen, de subverwerkers, de beveiligingsmaatregelen, de wijze van melden van een datalek en wat er na afloop met de gegevens gebeurt.
  1. Geparkeerde audio: Voor geparkeerde audio geldt een bewaartermijn van negentig dagen na de verwerking. Het geluidsbestand gaat dan weg; het transcript, de notulen en de actiepunten blijven staan. De klant kan die termijn in de app verlengen of het opruimen uitzetten.
  2. Opruimen uitzetten: Zet de klant het opruimen uit, dan blijft zijn audio onbeperkt staan en geldt de termijn van lid 3 niet meer voor zijn werkruimte. De klant is daar zelf verantwoordelijk voor. De app zegt dat op het moment van uitzetten.

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via info@flowmize.nl.