Privacyverklaring

Versie 1.0 · september 2026 · Flowmize, gevestigd te 's-Gravenzande · KvK 99399210

Flowmize hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze verklaring wordt uiteengezet welke persoonsgegevens Flowmize verwerkt bij het leveren van FlowScribe, voor welke doeleinden en op welke grondslag, alsmede welke rechten u in dit verband kunt uitoefenen. Flowmize verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk en handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

FlowScribe is een dienst van Flowmize. Voor de website flowmize.nl en voor overige dienstverlening geldt de privacyverklaring op die website; deze verklaring gaat uitsluitend over FlowScribe.

Artikel 1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is:

Flowmize
Gevestigd te 's-Gravenzande, Nederland
KvK: 99399210
E-mail: legal@flowmize.nl

Flowmize is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en heeft dit niet gedaan. Voor vragen over privacy kunt u rechtstreeks contact opnemen via bovenstaande gegevens.

Artikel 2. Twee rollen, en waarom dat verschil uitmaakt

Verwerker. Voor alles wat in en om een opname zit is Flowmize verwerker: de audio, het transcript, de notulen, de actiepunten, de namen van sprekers en deelnemers, en stemprofielen. De organisatie die het account afneemt bepaalt wat daarmee gebeurt; Flowmize voert uit. Voor deze gegevens geldt de verwerkersovereenkomst en niet deze verklaring.
Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die nodig zijn om een account, een abonnement en een factuur te kunnen leveren is Flowmize zelf verantwoordelijke. Daarover gaat deze verklaring.
Gebruik voor uzelf. Gebruikt u FlowScribe voor uzelf, zonder organisatie, dan bepaalt u wat er met uw opnames gebeurt en verwerkt Flowmize ze uitsluitend in uw opdracht. Neemt u gesprekken op voor uw werk, een vereniging of een ander doel dan uw privéleven, dan gelden de regels van de AVG ook voor u, en bent u tegenover de andere deelnemers verantwoordelijk voor de opname.

Artikel 3. Welke persoonsgegevens Flowmize verwerkt

Accountgegevens: uw naam, uw e-mailadres, uw inloggegevens en de instellingen van uw account.
Abonnement en facturatie: uw naam, e-mailadres, factuuradres, btw-nummer, de facturen en de betaalgegevens die u bij de betaaldienst achterlaat.
Verbruiksgegevens: hoeveel tijd er is verwerkt, wanneer, en wat dat kostte. Deze gegevens bevatten geen inhoud van gesprekken.
Technische loggegevens: uw IP-adres, het tijdstip en technische gegevens over het verzoek, ten behoeve van de beveiliging en het correct functioneren van de dienst.
Correspondentie: de inhoud van berichten die de dienst u stuurt en van uw eigen berichten aan Flowmize.

Artikel 4. Doeleinden en grondslagen

Het leveren van de dienst aan de juiste persoon. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst.
Het afhandelen van het abonnement, de facturatie en de administratie. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst en een wettelijke verplichting (de fiscale bewaarplicht en de btw-regeling voor grensoverschrijdende diensten).
De beveiliging en de werking van de dienst. Grondslag: het gerechtvaardigd belang van Flowmize bij een werkende en veilige dienst.
Geen andere doeleinden. Flowmize verkoopt of verhuurt uw gegevens nimmer, zet ze niet in voor advertentiedoeleinden en gebruikt uw opnames, transcripten en notulen niet om modellen te trainen of te verbeteren.

Artikel 5. Categorieën van ontvangers

Flowmize schakelt dienstverleners in die de dienst mogelijk maken. Met deze partijen sluit Flowmize, waar van toepassing, een verwerkersovereenkomst.

Spraakherkenning: ontvangt de audio van een opname om deze uit te schrijven. Verwerking binnen de Europese Unie.
Sprekerscheiding: ontvangt de audio van een opname om de sprekers van elkaar te onderscheiden. Verwerking binnen de Europese Economische Ruimte.
AI-verwerking: ontvangt het transcript om de notulen en de actiepunten op te stellen. Zie artikel 6.
Hosting en opslag: levert en beveiligt de server en de opslag. Verwerking in Nederland.
E-mailbezorging: verzendt de berichten die de dienst u stuurt. Verwerking binnen de Europese Unie.
Betaaldienst: verwerkt de betaling, het abonnement en de facturatie. Deze partij ontvangt geen inhoud van gesprekken.
Lekcontrole op wachtwoorden: controleert of een gekozen wachtwoord in een bekend datalek voorkomt. Uw wachtwoord verlaat de server van Flowmize daarbij niet en deze partij ontvangt geen gegevens waarmee u herkenbaar bent.
Uw eigen omgeving. Gebruikt uw organisatie de agendakoppeling, dan verstuurt FlowScribe een concept-bericht naar de eigen omgeving van uw organisatie, met de inloggegevens van uw organisatie. Er gaan in dat geval geen gegevens naar een derde van Flowmize.

Op verzoek verstrekt Flowmize de actuele lijst met subverwerkers, met per partij het land en het doel.

Artikel 6. Waar de verwerking plaatsvindt

Versie A, als de AI-verwerking binnen de Europese Unie draait:

Binnen de EER. Het uitschrijven van uw opname en het opstellen van de notulen vinden beide plaats binnen de Europese Unie. De servers van Flowmize staan in Nederland. Er wordt geen gespreksinhoud buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt.
Wat dat niet betekent. Enkele van de ingeschakelde dienstverleners zijn ondernemingen van buiten de Europese Unie die hun dienst binnen Europa leveren. Flowmize kan niet uitsluiten dat een moederonderneming naar het recht van haar eigen land tot verstrekking kan worden verplicht, en doet die toezegging daarom niet.

Artikel 7. Bewaartermijnen

Flowmize bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Audio van een opname: 90 dagen na de verwerking. Uw organisatie kan deze termijn aanpassen of het opruimen uitzetten.
Transcript, notulen en actiepunten: totdat u ze verwijdert.
Gegevens voor sprekerherkenning binnen een opname: 30 dagen.
Uw stemprofiel: zolang u daarvoor toestemming geeft. Trekt u die in, dan wordt het profiel in dezelfde handeling gewist.
Sessies en herstelverzoeken: 90 dagen na het verlopen.
Technische loggegevens: maximaal 30 dagen.
Betaalgegevens en facturen: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
Verbruik, abonnement en facturatie: 10 jaar. Dit volgt uit de btw-regeling voor grensoverschrijdende diensten, die langer is dan de Nederlandse bewaarplicht.
Account en werkruimte: 90 dagen na het einde van de overeenkomst, met een bericht vooraf.
Wat blijft staan. De gegevens uit lid 7 en 8 blijven op grond van de wet bewaard. Zij bevatten geen inhoud van gesprekken. De registratie van uw werkruimte blijft daarom eveneens bestaan, omdat deze administratie daarnaar verwijst.

Artikel 8. Stemherkenning en biometrie

Wat het is. FlowScribe kan sprekers herkennen aan hun stem. Daarvoor wordt van een persoon een stemafdruk gemaakt, en dat is een biometrisch gegeven: een bijzondere categorie persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.
Toestemming per persoon. Er ontstaat geen stemafdruk zonder dat de betrokkene daar zelf toestemming voor geeft. Deze toestemming staat standaard uit en kan niet namens de betrokkene worden gegeven. Bij het intrekken ervan wordt de stemafdruk in dezelfde handeling gewist.
Uitschakeling door de organisatie. Een organisatie kan de functie voor al haar gebruikers uitschakelen. Dat neemt de toestemming uit lid 2 niet weg en komt er niet voor in de plaats.
Sprekers scheiden is iets anders. Het onderscheiden van sprekers binnen één opname gebeurt altijd en vereist geen stemafdruk. Daarbij wordt niets bewaard waarmee een persoon over opnames heen herkend kan worden.
Effectbeoordeling. Voor deze functie is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd.

Artikel 9. Privé-opnames

Wat privé betekent. Een nieuwe opname is standaard privé. Een privé-opname is in de applicatie uitsluitend toegankelijk voor de eigenaar en voor de collega's met wie de eigenaar de opname zelf deelt. Ook een beheerder van dezelfde organisatie heeft geen toegang. De eigenaar kan de opname ruimer zichtbaar maken, voor een afdeling of voor de hele organisatie; dan heeft ook een beheerder met dat recht toegang.
Waar die grens ophoudt. Privé gaat over wie de opname binnen FlowScribe kan lezen, niet over waar de verwerking plaatsvindt. Het transcript van elke opname gaat langs dezelfde dienstverleners voor de AI-verwerking, ook dat van een privé-opname.
Wat Flowmize niet beweert. Flowmize stelt niet dat niemand toegang heeft tot uw gesprekken, en biedt geen end-to-end encryptie. De dienst moet het gesprek kunnen uitschrijven, dus er is een moment waarop het leesbaar is.
Wat wel geldt. Medewerkers van Flowmize kijken niet mee in uw opnames. Is inzage nodig om een storing op te lossen, dan vraagt Flowmize u daarvoor eerst om toestemming.

Artikel 10. Beveiliging

Flowmize treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. De dienst functioneert volledig via een beveiligde verbinding, gegevens worden versleuteld opgeslagen, de omgevingen van verschillende organisaties zijn van elkaar gescheiden, en de toegang tot gegevens is beperkt tot degenen die deze nodig hebben voor de uitvoering van de dienst. Op verzoek licht Flowmize deze maatregelen nader toe aan een zakelijke afnemer.

Artikel 11. Uw rechten

Welke rechten u hebt. U hebt het recht om inzage te verzoeken in uw persoonsgegevens, onjuiste gegevens te laten corrigeren, uw gegevens te laten verwijderen voor zover de wet dit toelaat, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, uw gegevens te ontvangen in een gangbaar formaat, en een verleende toestemming te allen tijde in te trekken.
Waar u moet zijn. Voor gegevens die in een opname zitten is Flowmize verwerker; uw verzoek loopt in dat geval via de organisatie waarvan u de dienst afneemt. Flowmize ondersteunt die organisatie bij de uitvoering.
Ook zonder account. FlowScribe kent een voorziening voor inzage, overdracht en verwijdering per betrokkene, ook voor personen die uitsluitend in een opname voorkomen.
Eén grens. Staat uw naam in de tekst van notulen, dan blijft deze daar staan. Flowmize kan vaststellen in welke documenten dat het geval is en meldt dit, maar wijzigt de inhoud van notulen niet; dat is een beslissing van de organisatie die de notulen hebben laten opstellen.
Reactietermijn. U kunt uw verzoek richten aan legal@flowmize.nl. Flowmize reageert binnen 30 dagen.

Artikel 12. Geautomatiseerde besluitvorming

Flowmize neemt geen besluiten over u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen voor u hebben. Er worden evenmin profielen opgesteld voor marketingdoeleinden.

Artikel 13. Klachten

Bent u niet tevreden over de wijze waarop Flowmize met uw gegevens omgaat, neem dan eerst contact op via support@flowmize.nl. Daarnaast hebt u te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 14. Wijzigingen

Flowmize kan deze verklaring van tijd tot tijd aanpassen. De actuele versie is steeds op deze pagina beschikbaar, met vermelding van het versienummer en de maand bovenaan. Bij een wijziging die u wezenlijk raakt, wordt u daarover vooraf geïnformeerd. Een eerdere versie is op verzoek beschikbaar.

Vragen over deze verklaring? Neem contact op via legal@flowmize.nl.